Assistant / Assistante de direction

Une entreprise dynamique située à Papeete, Tahiti, recrute en CDI un(e) Assistant(e) de direction. Ce poste revêt une importance cruciale au sein d’un Bureau d’Études Techniques (BET) spécialisé en maîtrise d’œuvre bâtiment, qui intervient sur l’ensemble des îles de la Polynésie française. Le candidat idéal sera un support opérationnel et administratif clé chargé d’assurer l’organisation quotidienne et le bon fonctionnement interne de l’agence.

Description du poste et des tâches à réaliser

• Accueil et gestion administrative générale :
  • Accueillir les partenaires au téléphone et physiquement.
  • Classer, archiver et tenir à jour l’ensemble des dossiers administratifs.
  • Suivre et gérer les abonnements (informatique, téléphonique, etc.).
• Gestion des commandes et approvisionnements :
  • Réaliser le suivi des commandes de fournitures, matériel et consommables du bureau.
  • Gérer le parc automobile, incluant le suivi et la gestion de l’entretien des véhicules.
• Gestion des relations avec les fournisseurs :
  • Assurer le suivi administratif et relationnel avec les prestataires de services.
  • Coordonner les relations avec les partenaires de travail, y compris les co-traitants et sous-traitants.
  • Gérer la correspondance en traitant le courrier entrant et sortant ainsi que les emails.
• Gestion de la communication digitale :
  • Mettre à jour et suivre les sites Internet de l’entreprise.
  • Gérer et animer les pages Facebook et LinkedIn de l’agence.
• Support aux opérations du bureau d’études :
  • Mettre à jour administrativement les dossiers et gérer l’archivage.
  • Suivre la partie administrative et financière des affaires ainsi que participer à la facturation.
  • Utiliser des outils de gestion tels qu’Everwin et I Vision.
• Collaboration avec le service comptabilité :
  • Suivre et effectuer des relances de facturation.
• Gestion des missions et déplacements des salariés.
• Gestion complète des appels d’offres :
  • Créer, mettre à jour et suivre les dossiers d’appels d’offres.
  • Gérer l’administratif lié aux appels d’offres et contribuer à la complétude des dossiers techniques et financiers.

Compétences requises et diplômes

• Formation :
  • Une expérience confirmée de plus de 5 ans sur un poste similaire dans un environnement de travail exigeant.
• Compétences techniques :
  • Maîtrise indispensable des outils de bureautique, notamment du pack Office.
  • Excellentes capacités rédactionnelles.
• Qualités professionnelles :
  • Sens de l’organisation, rigueur et dynamisme.
  • Capacité d’autonomie et polyvalence.
  • Réactivité dans la gestion des tâches.

Localisation du poste

Le poste est basé à Papeete, sur l’île de Tahiti.

Salaire

Le salaire pour ce poste n’est pas précisé dans l’offre, mais il sera communiqué lors des entretiens.

Conclusion

Les candidats intéressés par ce poste d’Assistant(e) de direction sont invités à postuler sans tarder. Ce rôle offre une opportunité unique de participer activement au succès d’une entreprise en pleine expansion dans le secteur du bâtiment. Les personnes motivées et qualifiées sont encouragées à envoyer leur candidature pour rejoindre ce milieu professionnel dynamique et collaboratif.