Assistant / Assistante de direction

Recherche un(e) assistant de direction pour intégrer l’équipe de l’UMR-SECOPOL.

Description des missions :

• Gestion budgétaire de l’unité :
  • Participer à la création et à l’élaboration du budget annuel.
  • Préparer les bons de commande liés aux opérations courantes (fournitures, fonctionnements, investissements) et assurer le suivi des missions.
  • Gérer les réservations des salles de réunion, les équipements pour visioconférences et les véhicules de service destinés à l’UMR ainsi qu’à l’UPF et l’IRD/UPF.
  • Surveiller les contrats de recherche en relation avec l’UMR, veillant à leur conformité et à leur suivi pour l’ensemble du personnel.
• Assistance à la direction :
  • Rédiger des comptes-rendus des réunions de direction, des conseils d’unités, et des assemblées générales.
  • Suivre les indicateurs de performance de l’UMR pour assurer un reporting efficace.
  • Mettre à jour le site internet de l’UMR-SECOPOL en intégrant les informations fournies par les chercheurs.
  • Collaborer avec le directeur de l’unité et les directeurs adjoints pour la production et la mise en forme du rapport d’activité annuel, en recensant les publications et projets.
  • Préparer les documents nécessaires pour les audits HCERES.
  • Gérer le standard téléphonique et la messagerie électronique de l’unité.
  • Suivre les contrats des membres du personnel, qu’ils soient temporaires ou permanents, ainsi que l’hébergement des stagiaires et collaborateurs invités.
  • Accueillir physiquement et électroniquement les interlocuteurs internes et externes, tout en assurant un classement rigoureux des documents.
  • Apporter un soutien logistique aux équipes et rédiger divers documents administratifs tels que courriers, rapports, et certificats.
  • Organiser des événements scientifiques et des assemblées générales.

Compétences et qualifications requises :

• Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Solides compétences en bureautique, incluant une expertise sur Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à utiliser des fonctionnalités avancées d’Excel, telles que la création et la gestion de tableaux croisés dynamiques.
• Bonne connaissance des bases de données bibliographiques, en particulier Web of Science.
• Un niveau d’anglais apprécié, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Discrétion, respect de la confidentialité et professionnalisme dans les interactions avec la direction.

Localisation du poste :

Le poste est basé sur l’île de Tahiti, plus précisément dans la commune de Punaauia, en Polynésie Française.

Conditions de travail et rémunération :

Ce poste est un contrat à durée déterminée (CDD) d’une durée de 12 mois à temps plein. Les détails concernant la rémunération et les avantages éventuels ne sont pas spécifiés, mais ils seront discutés lors du processus de recrutement.

Conclusion :

Si vous êtes intéressé par cette opportunité professionnelle et que vous répondez aux qualifications requises, n’hésitez pas à poser votre candidature.