Assistant / Assistante de direction

Une entreprise dynamique située à Papeete recherche en CDI un(e) Assistant de Direction (H/F) pour intégrer son équipe. Ce poste offre l’opportunité de contribuer au fonctionnement optimal de l’organisation tout en travaillant au sein d’un environnement stimulant. Le futur collaborateur jouera un rôle clé dans l’assistance quotidienne apportée à la Direction et aux autres services, garantissant ainsi un flux de travail efficace et harmonieux.

Description du Poste et des Missions

• Organisation Administrative
  • Assurer la gestion quotidienne de l’agenda de la Direction.
  • Planifier et coordonner les réunions, tout en préparant les documents nécessaires.
  • Traiter les appels, courriers et emails adressés à la Direction.
  • Suivre les décisions prises lors des réunions, incluant la rédaction de comptes rendus et la gestion des échéances.
• Gestion Administrative Transverse
  • Classer, archiver, et mettre à jour les documents administratifs et commerciaux.
  • Suivre les dossiers en collaboration avec les départements commercial, logistique, comptabilité, achats et ressources humaines.
  • Effectuer les relances administratives nécessaires (factures, paiements et documents manquants).
• Traitement des Demandes Commerciales
  • Accueillir et traiter les demandes de tarifs des clients, tant en BtoB qu’en BtoC.
  • Élaborer et expédier les grilles tarifaires dans les délais requis.
  • Mettre à jour les bases de données clients ainsi que les fiches produits et informations tarifaires.
  • Participer, de manière ponctuelle, à des campagnes de phoning visant à relancer, qualifier ou fidéliser les clients.
  • Assurer un suivi rigoureux des retours clients.
• Communication Interne et Externe
  • Rédiger, formater et diffuser les notes internes, les comptes rendus et divers courriers.
  • Participer à la création et à la mise à jour de supports commerciaux tels que catalogues et présentations.
  • Organiser des événements internes et externes (réunions, salons, présentations).
  • Veiller à l’harmonisation des supports de communication avec l’image de marque de l’entreprise.

Compétences Requises et Diplômes

Pour ce poste, le candidat doit posséder une formation de niveau Bac+2 minimum, dans des domaines tels que la gestion, l’assistance ou le commerce. Une expérience réussie dans un rôle similaire ou dans un environnement de gestion administrative est nécessaire.

Les compétences attendues incluent :

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment le Pack Office et les systèmes CRM.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et capacités de synthèse.
• Sens aigu de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Polyvalence et capacité d’adaptation à divers environnements de travail.
• Aisance relationnelle, sens du service client et esprit d’équipe.
• Un bon niveau d’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, pour gérer certains documents et échanges.

Localisation du Poste

L’assistant de direction sera basé à Papeete, sur l’île de Tahiti, en Polynésie Française.

Type de Contrat et Temps de Travail

Le poste proposé est un contrat à durée indéterminée (CDI), à temps plein.
Le début de la prise de fonction est immédiat.

Conclusion

Ce poste représente une excellente opportunité pour un(e) assistant(e) de direction désireux(se) de s’impliquer dans un environnement professionnel enrichissant en Polynésie Française. Si vous souhaitez mettre à profit vos compétences et votre dynamisme au sein d’une entreprise en plein développement, n’hésitez pas à soumettre votre candidature.