Secrétaire polyvalent

Une entreprise située à Pirae, Tahiti, recrute un(e) Secrétaire polyvalent(e) pour intégrer son équipe dynamique au sein d’un laboratoire. Ce poste revêt une importance capitale pour la bonne marche des activités administratives et communicationnelles de l’établissement.

Description du Poste

• Assurer l’accueil téléphonique au niveau du laboratoire afin de garantir un service client de qualité.
• Enregistrer et dispatcher tous les documents reçus au laboratoire.
• Gérer la réception des prélèvements et leur enregistrement dans le logiciel de gestion du laboratoire (SGL).
• Superviser l’expédition et le suivi des analyses sous-traitées.
• Saisir les comptes rendus et les intégrer dans le SGL.
• Rédiger et envoyer des courriers, que ce soit par voie numérique ou postale.
• Gérer la réception des livraisons en collaboration avec les services techniques.
• Accueillir d’éventuels intervenants extérieurs.
• Préparer des commandes pour les coursiers et participer au suivi de leur activité.
• Vérifier les factures émises par le logiciel de facturation Labofact en lien avec le SGL.
• Maintenir une communication efficace avec les clients en veillant à leur satisfaction.
• Organiser et classer les documents administratifs pour une gestion optimale.
• Participer à l’archivage des documents du laboratoire.
• Gérer les agendas et prendre en charge la préparation de la salle de réunion ainsi que l’établissement des comptes rendus.

Compétences Requises

• Gestion Administrative:
  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
  • Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
  • Rédiger divers documents administratifs et courriers.
• Droit, Contentieux et Négociation:
  • Suivre les échéances contractuelles.
  • Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
  • Garantir la confidentialité des données traitées.
• Organisation:
  • Classer les documents de façon méthodique.
  • Utiliser efficacement les outils numériques.
• Communication:
  • Contribuer à des projets collectifs.
  • Préparer des présentations professionnelles.
• Data et Nouvelles Technologies:
  • Maintenir à jour les dossiers administratifs et les bases de données.
• Relation Client:
  • Assurer un accueil téléphonique chaleureux et professionnel.
  • Suivre attentivement les dossiers clients.

Localisation du Poste

Le poste est basé à Pirae, sur l’île de Tahiti en Polynésie Française.

Salaire

Les modalités salariales seront discutées lors des entretiens avec les candidats retenus.

Conclusion

Cette offre constitue une excellente opportunité pour une personne motivée, souhaitant s’investir dans un environnement de travail enrichissant et collaboratif. Si vous êtes intéressé(e) par cette offre et que vous correspondez aux critères mentionnés, n’hésitez pas à postuler.