Secrétaire polyvalent

Une entreprise située à Papeete est à la recherche en CDI d’un(e) Secrétaire polyvalent pour rejoindre son équipe. Ce poste, offrant un environnement de travail dynamique, est destiné à une personne désireuse de contribuer à l’efficacité des opérations de bureau tout en apportant un soutien administratif essentiel.

Description du poste et des tâches :

Le(a) Secrétaire aura pour mission principale d’assurer les diverses tâches administratives liées au secrétariat, dans le but d’optimiser le fonctionnement quotidien du bureau. Il (elle) assurera également le relais entre ses collègues et la direction en facilitant la circulation de l’information. En tant que premier point de contact pour toutes les demandes et interrogations, il (elle) jouera un rôle clé au sein de l’organisation. Voici un aperçu des responsabilités attendues :

• Filtrer et réceptionner les appels téléphoniques entrants.
• Accueillir les visiteurs et les diriger tout en prenant des rendez-vous.
• Orienter les prospects, les locataires ainsi que les partenaires commerciaux.
• Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
• Organiser la salle de réunions et de formations.
• S’occuper de la gestion des clés.
• Assurer la préparation des événements de fin d’année et des bons cadeaux pour les employés.
• Rédiger, trier et classer le courrier, ainsi que gérer la boîte email.
• Accuser réception des réclamations et demandes.
• Tenir à jour la liste des locaux disponibles et accompagner les visites/états des lieux.
• Organiser les déplacements professionnels.
• Émettre, éditer et envoyer devis, factures et autres documents comptables.

Compétences requises et diplômes :

Le candidat idéal devra posséder un ensemble de compétences essentielles pour réussir dans ce rôle, notamment :

• Une maîtrise des outils informatiques et bureautiques courants.
• Un excellent sens de l’accueil et des capacités organisationnelles.
• Une forte polyvalence et réactivité dans les tâches à accomplir.
• D’excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Localisation du poste :

Le poste est basé en Polynésie Française, plus précisément sur l’île de Tahiti, dans la commune de Papeete. Vous exercerez principalement au bureau et vous pouvez être amené(e) à déposer et récupérer des documents, auprès des partenaires et clients.

Salaire :

Non mentionné
CDI – Temps partiel 29h/semaine

Conclusion :

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et pensez avoir les compétences requises pour exceller dans ce rôle, n’hésitez pas à postuler.